Code of Conduct

  • PDF

Präambel 

Die Bertelsmann Stiftung entwickelt nach dem Willen ihres Stifters Reinhard Mohn bei ihrer gemeinnützigen Arbeit Problemlösungen für die verschiedenen Herausforderungen unserer Gesellschaft und engagiert sich zugleich für die Systemfortschreibung von Politik, Wirtschaft und Gesellschaft. 

Die unbedingte Beachtung der gesetzlichen Vorschriften ist selbstverständlich unser oberstes Gebot und gehört zu unseren Werten.

Dieser Code of Conduct führt die wichtigsten Grundsätze auf, zu denen sich die Bertelsmann Stiftung und alle ihre Mitarbeiter:innen verpflichten.

Es bleibt gleichzeitig die Verpflichtung aller Mitarbeiter:innen, sich mit den jeweils aktuellen Betriebsvereinbarungen, Richtlinien und Leitfäden der Bertelsmann Stiftung, die im Intranet zugänglich sind, vertraut zu machen.

Geltungsbereich des Code of Conduct

Dieser Code of Conduct dient als Verhaltenskodex für alle angestellten und ehrenamtlichen Mitarbeiter_innen sowie für Führungskräfte und den Vorstand der Bertelsmann Stiftung. In ihm sind wesentliche Verhaltensregeln und Arbeitsabläufe festgelegt, die innerhalb der Bertelsmann Stiftung beachtet werden müssen. Der Code of Conduct soll allen Mitarbeiter:innen dabei helfen, im Sinne der unten aufgeführten Grundsätze der Bertelsmann Stiftung zu handeln, um eine bestmögliche Umsetzung der gemeinnützigen Projekte zu gewährleisten.

Unsere Grundprinzipien

Wir halten uns an Recht und Gesetz

Die Bertelsmann Stiftung hält sich bei ihren Tätigkeiten strikt an das geltende Recht. Die deutsche Rechtsordnung bildet den Rahmen, in dem unsere Stiftung ihrer gemeinnützigen Arbeit nachgeht. Zum gesetzeskonformen Handeln gehören auch die Erfüllung und Einhaltung von Verträgen.

Gemeinnützigkeit 

Die Bertelsmann Stiftung ist eine gemeinnützige Stiftung des Privatrechts. Sie verfolgt ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige Zwecke im Sinne des Abschnitts "Steuerbegünstigte Zwecke" der Abgabenordnung der Bundesrepublik Deutschland. Dabei handelt sie grundsätzlich neutral und parteipolitisch unabhängig.

Wir sind unserer Stiftungssatzung verpflichtet

Zweck der Stiftung ist gemäß ihrer Satzung die Förderung der Wissenschaft und Forschung, der Religion, des öffentlichen Gesundheitswesens, der Jugend- und Altenhilfe, der Kunst und Kultur, der Volks- und Berufsausbildung, des Wohlfahrtswesens, der internationalen Gesinnung, des demokratischen Staatswesens und des bürgerschaftlichen Engagements. Die Stiftung verwendet ihre Mittel nur für die satzungsgemäßen Zwecke. Sie begünstigt keine Personen durch Ausgaben, die dem Zweck der Stiftung fremd sind. 

Wir arbeiten nach strengen wissenschaftlichen Standards

Die Bertelsmann Stiftung ist eine operative Stiftung, die ihre Projekte eigenständig konzipiert, initiiert und bis zur Umsetzung begleitet. Sowohl an unsere eigene Forschungsarbeit als auch an die Arbeit unserer wissenschaftlichen Partner richten wir höchstmögliche Qualitätsansprüche. Die Studien beschäftigen sich stets ergebnisoffen, methodisch und systematisch mit klar umrissenen Fragestellungen. Die Stiftung evaluiert ihre wissenschaftlichen Forschungsvorhaben und -projekte sowie die Modellversuche und Konzeptentwicklungen im Rahmen ihrer Zwecke und Aufgaben.

Wir machen unsere Forschungsergebnisse öffentlich

Unsere Forschungsergebnisse werden der Öffentlichkeit in einer Form zugänglich gemacht, die es erlaubt, Forschungsansatz, Methodik und Erkenntnisse nachzuvollziehen und zu überprüfen. Dies gilt auch für Evaluationen von Pilotprojekten, innerhalb derer wir gemeinsam mit einer Vielzahl von Akteuren auf kommunaler, Landes-, Bundes- und internationaler Ebene Studienergebnisse in der Praxis anwenden, testen und in konkrete Handlungsoptionen überführen. Um die Ergebnisse ihrer Arbeit einer breiten Öffentlichkeit zugänglich zu machen, ist die Stiftung auch verlegerisch tätig. Sie gibt Bücher, Broschüren, Arbeitshilfen, Ratgeber usw. in gedruckter oder in elektronischer Form heraus. 

Wir machen unsere Arbeit transparent

Die Bertelsmann Stiftung lebt eine transparente Kommunikation als Ausdruck ihrer Verantwortung gegenüber der Gesellschaft. Wir stellen der Öffentlichkeit die wesentlichen inhaltlichen und wirtschaftlichen Informationen über unsere Tätigkeit zur Verfügung. Dies geschieht sowohl über Onlinekanäle und Publikationen, als auch über Veranstaltungen, persönlichen Austausch und Medien. Dieses Vorgehen ist Bestandteil unserer gemeinnützigen Arbeit.

Wir setzen unser Geld sinnvoll und angemessen ein

Die Bertelsmann Stiftung setzt ihre finanziellen Mittel sinnvoll für die Erfüllung der satzungsgemäßen Zwecke ein. Alle Mitarbeitenden achten stets darauf, die Mittel der Stiftung angemessen zu verwenden. Eine Ausgabe ist angemessen, wenn für eine vergleichbare Tätigkeit oder Leistung üblicherweise auch von nicht gemeinnützigen Organisationen ein vergleichbares Entgelt gezahlt wird.

Wir vermeiden Interessenkonflikte

Wenn den Mitarbeitenden im Rahmen ihrer Tätigkeit Geschenke oder andere Vorteile angeboten werden, sind sie dazu verpflichtet, umgehend ihren Vorgesetzten zu informieren, um die Rechtmäßigkeit des Angebots prüfen zu lassen. Dies gilt nicht, sofern es sich um anlassbezogene, angemessene Geschenke handelt. Sollten persönliche Interessen im Widerspruch zu Stiftungsinteressen stehen, ist dieser Konflikt schnellstmöglich offenzulegen.

Wir begegnen einander mit Offenheit und Toleranz

In der Bertelsmann Stiftung haben alle Mitarbeitenden das Recht auf eine respektvolle Behandlung und ein vertrauensvolles Arbeitsumfeld. Respekt und Toleranz sind wichtige Bestandteile unserer Stiftungskultur. Diskriminierung hat in der Bertelsmann Stiftung keinen Platz. Die Würde jedes Einzelnen wird stets geachtet, und alle Begegnungen finden in einem Klima der Höflichkeit und des gegenseitigen Respekts statt.

Wir alle repräsentieren die Stiftung

Allen Mitarbeitenden sollte bewusst sein, dass sie auch im privaten Bereich einen Teil der Bertelsmann Stiftung repräsentieren. Dementsprechend sollte ihr Verhalten in der Öffentlichkeit dazu beitragen, das Ansehen und die Reputation der Stiftung zu wahren. 

Unser Umgang mit Partnern und Dritten

Wir wählen Partner mit ähnlichem Wertegerüst

Die Grundsätze der Bertelsmann Stiftung finden auch in der Zusammenarbeit mit Partnern Anwendung: Bei der gemeinsamen Entwicklung von Lösungen für gesellschaftliche Herausforderungen ist ein übereinstimmendes Werteverständnis entscheidend. Darum arbeiten wir bewusst mit Partnern zusammen, die die Grundsätze der Bertelsmann Stiftung teilen und respektieren.

Wir begegnen allen mit Respekt und Höflichkeit 

Beim Umgang mit Geschäftspartnern und Dritten ist darauf zu achten, dass Recht und Gesetz uneingeschränkt eingehalten und alle gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen der Bertelsmann Stiftung fristgerecht erfüllt werden. Nicht nur untereinander, sondern auch in der Kommunikation mit Dritten ist ein respektvoller und höflicher Umgang unabdingbar.

Wir arbeiten mit Externen stets auf Vertragsbasis

Leistungsbeziehungen oder -verpflichtungen der Bertelsmann Stiftung sind grundsätzlich in Verträgen festzuhalten. Projektbezogene Verträge der Bertelsmann Stiftung, die für die Stiftung von Bedeutung sind oder zu finanziellen Verpflichtungen führen, sind entsprechend den Vorgaben der jeweils geltenden Richtlinien vor Weiterleitung an den Vertragspartner mit der Rechtsabteilung abzustimmen. Bei jeder Beauftragung ist grundsätzlich darauf zu achten, dass Externe nicht in den Betrieb der Bertelsmann Stiftung eingegliedert werden, sie keinem arbeitsrechtlichen Weisungsrecht unterliegen und freie Mitarbeiter im Wesentlichen freie Hand bei der Ausgestaltung ihrer Tätigkeit haben.

Wir schließen Verträge nach dem Vier-Augen-Prinzip 

In der Bertelsmann Stiftung gilt das Vier-Augen-Prinzip. Grundsätzlich werden rechtlich relevante Erklärungen, die einen Wert von 5.000 Euro (brutto) übersteigen, von zwei vertretungsberechtigten Personen unterzeichnet.

Wir zahlen angemessene Honorare 

Die Gewährung von Honoraren für eine Leistungserbringung darf nur im Rahmen eines genehmigten Projektes erfolgen. Die Höhe des Honorars muss angemessen sein und ist unter Beachtung der Gemeinnützigkeit der Bertelsmann Stiftung mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns zu verhandeln. Für den Nachweis der Angemessenheit ist grundsätzlich jedem Vertrag eine Kalkulation beizufügen.

Wir gewähren keine Gegenleistung für Spenden

Die Bertelsmann Stiftung finanziert sich überwiegend aus den Erträgen aus der Beteiligung an der Bertelsmann SE & Co. KGaA. Darüber hinaus fließen Mittel aus Kooperationen (Drittmittel) der Bertelsmann Stiftung zu. In geringem Umfang erhält die Bertelsmann Stiftung auch Spenden von Privatpersonen und Institutionen. Für eingehende Spenden werden dem Spender keine Gegenleistungen gewährt oder Zugeständnisse gemacht. Es liegt in der Entscheidungsgewalt der Bertelsmann Stiftung, eine Spende anzunehmen oder abzulehnen. Alle persönlichen Daten der Spender werden vertraulich behandelt und geschützt und nicht ohne ausdrückliche Zustimmung des Spenders veröffentlicht.

Wir schützen Informationen und Daten bestmöglich

Die Integrität des Informationsmanagements und der Datenschutz haben einen sehr hohen Stellenwert in der Bertelsmann Stiftung. Alle Mitarbeitenden sind verpflichtet, über geschäftliche oder stiftungsinterne Angelegenheiten vertraulicher Art gegenüber Dritten Stillschweigen zu wahren. Die gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzes sind einzuhalten. Zudem werden die IT-Systeme der Bertelsmann Stiftung fortwährend weiterentwickelt und durch die Verwendung aktueller Sicherheitssysteme vor unbefugtem Zugriff geschützt. Informationen und Daten werden zu jedem Zeitpunkt ihres Vorhandenseins in der Bertelsmann Stiftung angemessen geschützt. Dies gilt von der Erstellung/Erfassung hin bis zur Löschung/ Entsorgung. Die Mitarbeitenden der Bertelsmann Stiftung haben die Aufgabe, bestmöglich zum Schutz aller Daten beizutragen.

Wir achten auf den Schutz geistigen Eigentums 

Geistiges Eigentum kann durch das Urheberrecht, Marken- oder Patentrechte oder als Geschäftsgeheimnis geschützt sein. Dieser Schutz ist in allen Arbeitsbereichen zu respektieren. Alle Mitarbeitenden haben darauf zu achten, dass geistiges Eigentum und geschützte Werke ausschließlich mit der Zustimmung des Urhebers oder Lizenzinhabers verwendet oder verbreitet werden. Gleichzeitig ist darauf zu achten, dass auch das geistige Eigentum der Bertelsmann Stiftung nicht missbräuchlich verwendet oder gestohlen wird. Auffälligkeiten sind umgehend der Rechtsabteilung zu melden. 

Unsere Verantwortung gegenüber Mensch und Umwelt

Wir gehen sparsam mit Ressourcen um

Die Bertelsmann Stiftung versteht ein umweltbewusstes Handeln, mit dem Ziel Flora, Fauna und Klima zu schützen, als Ausdruck ihrer Verantwortung. Darum sind alle Mitarbeitenden dazu aufgerufen, in ihrer beruflichen Tätigkeit umweltbewusst vorzugehen. Dazu zählt der sparsame Umgang mit Arbeitsmitteln und Energie am Arbeitsplatz. Bei Dienstreisen sollte darauf geachtet werden, dass energiesparende Transportmittel wie die Bahn bevorzugt genutzt werden. Außerdem fördert die Bertelsmann Stiftung umweltfreundliches Verhalten ihrer Mitarbeitenden etwa mit Miet- und Dienstfahrrädern.

Wir achten auf gute Arbeitsbedingungen

Die Bertelsmann Stiftung setzt sich für ein gesundheits- und umweltfreundliches Arbeitsumfeld ein. Wir achten darauf, dass Emissionen aus Bürogeräten und Baustoffen möglichst vermieden werden. Wir halten uns strikt an die Gesetze und Regeln zur Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz. Alle Mitarbeitenden sind dazu aufgerufen, sich an sämtliche Sicherheitsvorschriften zu halten und auch ihre Kolleginnen und Kollegen entsprechend zu sensibilisieren.

Wir begrüßen eine aktive Arbeitnehmervertretung 

Als gemeinwohlorientierte Organisation in einer demokratischen Gesellschaft sind Teilhabe und Partizipation für die Bertelsmann Stiftung Voraussetzungen für gute Arbeitsergebnisse. Daher begrüßen wir es, wenn sich unsere Mitarbeitenden in der Arbeitnehmervertretung engagieren. Gemeinsam mit dem Betriebsrat legt der Vorstand der Bertelsmann Stiftung großen Wert auf einen konstruktiven Dialog sowie auf eine harmonische und zielführende Zusammenarbeit.

Wir pflegen eine offene Feedbackkultur

Für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit in der Bertelsmann Stiftung ist erforderlich, Konflikte offen und fair auszutragen. Nur wenn Offenheit ermöglicht und gelebt wird, können Probleme und Differenzen frühzeitig erkannt und thematisiert werden. Darum sind alle Mitarbeitenden dazu aufgerufen, Konflikte frühzeitig anzusprechen und gemeinsam Lösungen zu erarbeiten. Die Problemlösung ist ein wesentlicher Bestandteil der gemeinnützigen Arbeit der Bertelsmann Stiftung und darum auch in allen internen Arbeitsabläufen von immenser Bedeutung.

Ansprechpartner zum Code of Conduct

Im direkten Arbeitsumfeld

Wer sich von Vorgesetzten oder Mitarbeitenden benachteiligt oder in sonstiger Weise beeinträchtigt fühlt, hat jederzeit das Recht, sich zu beschweren. Daraus dürfen den Mitarbeitenden keine Nachteile erwachsen. Die Beschwerde kann bei dem eigenen Vorgesetzten, bei der Personalabteilung oder beim Betriebsrat eingereicht werden.

Ombudsperson 

Für den Fall, dass ein interner Ansprechpartner nicht geeignet erscheint, haben alle Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich bei Konflikten oder Beschwerden an eine von der Bertelsmann Stiftung berufene externe Ombudsperson zu wenden. Die Rolle der Ombudsperson ist es, den Hinweisgeber als neutraler und unabhängiger Ansprechpartner bei der Klärung eines Verdachts auf wesentliche Verstöße gegen Recht und Gesetz sowie diesen Verhaltenskodex zu unterstützen. Die Ombudsperson behandelt die Kommunikation mit dem Hinweisgeber vertraulich und gibt Sachverhalte sowie die Identität des Hinweisgebers nur nach ausdrücklicher Zustimmung des Hinweisgebers an die Bertelsmann Stiftung weiter. 

Die Ombudsperson ist anonym über das Kommunikationssystem „Lytt“ oder per E-Mail erreichbar.