KI-Kompetenzprofile: Wer braucht welche Fähigkeiten in der Verwaltung?

143 KI-Projekte auf kommunaler Ebene zählte der Deutsche Städte- und Gemeindebund Ende 2024. Doch trotz dieser auf den ersten Blick beeindruckenden Zahl ist die öffentliche Verwaltung von einer flächendeckenden, strategischen Nutzung von KI noch weit entfernt. Zwar sind die Potenziale von KI unbestritten: Sie verspricht effizientere Prozesse, Entlastung für Mitarbeitende, einen Lösungsansatz für den Fachkräftemangel und mehr Bürger:innenorientierung. Aber die Praxis zeigt: Um tatsächlich einen Mehrwert aus dem Einsatz von KI-Anwendungen zu ziehen, brauchen Mitarbeitende die passenden Kompetenzen. Und hieran mangelt es häufig noch.

Eine Befragung des Statistischen Bundesamts (2024) und Feedback von Verwaltungsmitarbeitenden im Rahmen unserer Workshops weisen darauf hin, dass fehlendes Wissen über konkrete Einsatzmöglichkeiten und rechtliche Unsicherheiten oftmals noch zentrale Hürden für den zielgerichteten Einsatz von KI sind. Damit zeigt sich: Der Einsatz von KI in der Verwaltung ist kein Selbstläufer. Kompetenzen sind der Schlüssel, um KI verantwortungsvoll einzusetzen und tatsächlichen Mehrwert zu schaffen.

Die KI-Verordnung der EU macht den Kompetenzaufbau beim Einsatz von Hochrisikosystemen (z.B. im Personalwesen) nun verpflichtend. Darüber hinaus ist es aber auch beim Einsatz generativer KI (wie z.B. ChatGPT) oder anderen KI-Systemen, die Entscheidungen beeinflussen können, sinnvoll und wichtig, in der Breite der Verwaltung Kompetenzen für den reflektierten Umgang mit KI aufzubauen. Das würde auch dabei helfen, Herausforderungen wie verzerrte Ergebnisse der KI (sogenannte Biases) oder einem Autonomieverlust der Mitarbeitenden entgegenzuwirken. Dabei geht es nicht nur um das Formulieren passender Befehle an das System („Prompting“) oder Anwendungswissen, sondern auch um ethische, kommunikative und rechtliche Aspekte. Dazu haben wir in unserem Kompetenzraster bereits einen Überblick über 21 KI-Kompetenzen für die Verwaltung gegeben. 

Doch gleichzeitig wurde in den begleitenden Workshops zum Kompetenzraster und auch durch die KI-Verordnung klar, dass nicht alle Mitarbeitenden dieselben Kompetenzen benötigen. Wer KI im Arbeitsalltag direkt anwendet, braucht andere Fähigkeiten als jemand, der ihre Einführung organisiert oder an der Entwicklung beteiligt ist.

Genau hier setzt unsere neue Publikation an. Aufbauend auf dem KI-Kompetenzraster haben wir in Workshops gemeinsam mit Mitarbeitenden aus der Verwaltung, Wissenschaft, Beratung und Zivilgesellschaft Personas für verschiedene Rollen entwickelt, die mit KI interagieren – von Anwender:in über Fachreferent:in bis hin zu Führungskraft IT oder KI-Manager:in. Auf dieser Grundlage wurden spezifische Kompetenzprofile erarbeitet, die zeigen, welche KI-Kompetenzen für welche Rolle als besonders relevant eingeschätzt werden.

Die Publikation bietet diese praxisorientierten Ressourcen:

• sieben KI-Kompetenzprofile mit Kurz- und Langsteckbriefen,

• eine Vorlage zur Erstellung eigener Personas,

• Interviewergebnisse, wie sich die einzelnen Kompetenzen in der aktuellen Verwaltungspraxis zeigen,

• sowie einen Abgleich der KI-Kompetenzen mit dem ESCO-Kompetenzrahmen, um den Anschluss an bestehende Kompetenzen und Personalinstrumente sicherzustellen.

Damit stellen wir ein Werkzeug bereit, das Personalverantwortliche, Führungskräfte und Schulungsplanende in der Verwaltung nutzen können, um zielgruppenspezifische Qualifizierungsangebote zu entwickeln und den Kompetenzaufbau strategisch – zum Beispiel in der Personalentwicklung – zu verankern.