PublikationsBot: Wie ein Chatbot den Schatz der Bertelsmann Stiftung besser nutzbar macht

Wie macht man 150.000 Seiten Wissen für den Arbeitsalltag nutzbar? Vor dieser Herausforderung stand das Team der Bertelsmann Stiftung mit seinem PublikationsBot. Die Idee: Ein Chatbot soll nicht nur Dokumente durchsuchen, sondern Mitarbeiter:innen helfen, Fragen an den gesamten Publikationsbestand zu stellen, relevante Inhalte zu finden und Zusammenhänge zu erkennen. Denn oft gibt es zu einem Oberthema mehrere relevante Studien mit wertvollen Daten - aus unterschiedlichen Projekte und unterschiedlichen Jahren.

Mehr als 3.000 Publikationen umfasst der Bestand der Stiftung inzwischen. Jedes Jahr kommen weitere 150 bis 200 Veröffentlichungen hinzu – insgesamt rund 15.000 bis 20.000 neue Seiten.

„Kein Projektteam kann realistisch jedes Jahr alles lesen, was die Stiftung zu ihren Themenfeldern veröffentlicht“, sagt Helena Bakic, Senior Expert Data Science im Zentrum für Datenmanagement. Der PublikationsBot soll deshalb den Zugang zu diesem Wissensarchiv erleichtern und es für aktuelle und zukünftige Projekte nutzbar machen.

Das Projektteam versteht den Bot nicht als klassische Suchfunktion. Stattdessen soll er Quellen finden, relevante Passagen identifizieren und Antworten mit nachvollziehbaren Quellenangaben liefern.

Die Herausforderung dabei: Die Inhalte stammen aus unterschiedlichen Themenfeldern, Programmen und Zeiträumen. Damit ein KI-System daraus verlässliche Antworten ableiten kann, müssen die Daten technisch erschlossen und sinnvoll strukturiert werden.

Gleichzeitig geht es um die Bedürfnisse der Nutzer:innen. „Für uns war von Anfang an wichtig, den PublikationsBot nicht nur als technisches System zu denken, sondern als Produkt für Wissensarbeit in der Stiftung“, betont Bakic.

Bereits beim DatenDialog 2023 in München stellte das Team seine erste Idee vor. Damals standen noch grundlegende Fragen im Mittelpunkt: Welche Anwendungsfälle gibt es? Welche Bedarfe haben die Projektteams? Und wie könnte eine sinnvolle Produkt-Roadmap aussehen?

Als die Bertelsmann Stiftung Ende 2025 erneut am DatenDialog teilnahm, war das Projekt bereits deutlich weiterentwickelt. Daten, Publikationen und Metadaten lagen vor, erste technische Grundlagen waren geschaffen.

Die zentrale Frage lautete nun nicht mehr ob, sondern wie: Wie lässt sich aus dieser großen Wissensbasis konkreter Mehrwert erzeugen? Gemeinsam mit Data Volunteers arbeitete das Team an neuen Ansätzen zur Datenextraktion, Analyse und Visualisierung.

Welche Themen verändern sich im Laufe der Jahre? Welche Begriffe gewinnen an Bedeutung? Welche Zusammenhänge werden sichtbar, wenn man tausende Veröffentlichungen gemeinsam betrachtet?

Genau diese Perspektive eröffnete der DatenDialog. Die Diskussionen mit den Data Volunteers zeigten neue Möglichkeiten auf, den Publikationsbestand nicht nur für einzelne Suchanfragen zu nutzen, sondern auch für übergreifende Analysen und Datastorys.

„Der PublikationsBot ist nicht nur ein Tool, um einzelne Textstellen zu finden“, sagt Bakic. Er könne ebenso helfen, Themenentwicklungen, Querverbindungen und Wissenslücken sichtbar zu machen.

Besonders wertvoll war dabei die Mischung unterschiedlicher Perspektiven. Technische, analytische und kommunikative Kompetenzen kamen zusammen und eröffneten neue Blickwinkel auf dieselbe Fragestellung.

Der DatenDialog half dem Team nicht nur bei technischen Fragen. Die Rückmeldungen von außen ermöglichten es auch, Nutzungsszenarien zu schärfen und Prioritäten für die Weiterentwicklung zu setzen.

Welche Funktionen sind intuitiv? Wo braucht es mehr Erklärung? Welche Anwendungen bieten den größten Mehrwert?

„Wir hätten das Projekt vermutlich auch intern weiterentwickeln können. Aber das frühe Grounding und Sparring mit externen Data Volunteers hat uns geholfen, unseren Horizont zu weiten“, berichtet Bakic. „Der DatenDialog hat uns geholfen, frühzeitig Feedback zu bekommen, neue Anwendungsmöglichkeiten zu erkennen und blinde Flecken sichtbar zu machen.“

Aus Sicht der Bertelsmann Stiftung eignet sich der DatenDialog für ganz unterschiedliche Projektphasen – von der ersten Idee bis zur Weiterentwicklung eines bestehenden Produkts.

Wer Daten nutzen möchte, aber noch nach der richtigen Fragestellung sucht, profitiert ebenso von dem Format wie Teams mit bereits fortgeschrittenen Projekten. Besonders wertvoll sei der unabhängige Blick von außen, sagt Bakic. Er bringe nicht nur zusätzliche Expertise, sondern oft auch neue Perspektiven auf die eigenen Daten. Gleichzeitig trage man dazu bei, Datenkompetenzen in der Zivilgesellschaft zu stärken.

Für das Team des PublikationsBots ist die Zusammenarbeit mit dem DatenDialog deshalb möglicherweise noch nicht zu Ende. Das Team kann sich gut vorstellen, mit einer weiterentwickelten Fragestellung erneut zum DatenDialog zurückzukehren – etwa wenn künftig Visualisierungen, konkrete Anwendungen oder Storytelling-Workflows im Mittelpunkt stehen.