Mit dem „Ausschreibungspilot“ Digitalprojekte in der öffentlichen Verwaltung nachhaltig und effizient ausschreiben

Ausschreibungen sind eine wiederkehrende Herausforderung für die öffentliche Verwaltung. Besonders die Ausschreibung von IT-Projekten stellt viele Mitarbeiter:innen der öffentlichen Verwaltung vor Herausforderungen. Das liegt darin begründet, dass sie Wissen über eine große Bandbreite an Themen voraussetzen, unter anderem Open Source, Datenschutz und Datensicherheit, Infrastruktur, Hosting und Betrieb oder auch Open Data.

Damit Ausschreibungen nachhaltig und effizient gelingen, ist es wichtig, die Kompetenzen der Mitarbeiter:innen der öffentlichen Verwaltung zu stärken und einen Transfer von Wissen aus Zivilgesellschaft, Wissenschaft und Wirtschaft in die Verwaltung zu garantieren. Gelingt dies nicht, kann das volle Potenzial von IT-Projekten in der öffentlichen Verwaltung nicht ausgeschöpft werden.

Die Herausforderung des Wissenstransfers lässt sich auf verschiedenen Wegen angehen. Um konkrete Problemstellungen und Lösungsansätze zu identifizieren, haben wir zunächst Interviews mit Mitarbeiter:innen der öffentlichen Verwaltung – von Bundes- über Landes- und Kommunaleinrichtungen bis hin zu kommunalen Betrieben – sowie Hochschulen und Innovationslaboren geführt.

Ein identifizierter Bedarf besteht insbesondere im Vergabe- und Umsetzungsprozess, bei dem oft die erforderliche Technik- und Datenexpertise für die Erstellung von Leistungsbeschreibungen fehlt. Dadurch entstehen teilweise unzureichende Vergabedokumente, auf die sich viele innovative Firmen nicht bewerben, da sie sich nicht adäquat angesprochen fühlen. Stattdessen bewerben sich dann Firmen, die nicht passgenau sind. Das Resultat sind oft minderwertige Softwarelösungen, die obendrein in vielen Fällen nicht Open Source sind und somit nicht einfach transferiert werden können.

Neben den Herausforderungen der Nachhaltigkeit von IT-Projekten sind Ausschreibungsprozesse oftmals ineffizient. Das zieht wiederum höhere Kosten nach sich, die von der Verwaltung getragen werden müssen. Gleichzeitig werden durch ineffiziente Ausschreibungsprozesse sehr viele Kapazitäten der Mitarbeiter:innen gebunden, die an anderer Stelle fehlen und zu einer hohen Belastung aufseiten der öffentlichen Verwaltung führen.

Damit Ausschreibungen nachhaltig und effizient gelingen, haben wir den Ausschreibungspiloten entwickelt, der auf einer Webseite abrufbar ist. Das kostenfrei nutzbare Portal stellt umfassende Informationen zu Leistungsbeschreibungen für IT-Projekte bereit und ermöglicht dadurch einen Wissenstransfer von Wissenschaft und Zivilgesellschaft in die öffentliche Verwaltung. Dabei bietet der Ausschreibungspilot drei verschiedene Zugänge zum Thema an, die jeweils am aktuellen Stand der Ausschreibung ausgerichtet sind:

1. Ein Leitfaden, der Mitarbeiter:innen der öffentlichen Verwaltung, die noch am Anfang stehen, Schritt für Schritt durch die wichtigsten Themen für die Leistungsbeschreibung führt.
2. Eine FAQ-Sektion, die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen bereithält. Dieser Zugang adressiert Mitarbeiter:innen der öffentlichen Verwaltung, die mit ihrer Ausschreibung schon etwas weiter fortgeschritten sind.
3. Eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten zum Ausdrucken und Abhaken für diejenigen, die bereits fast fertig mit der Ausschreibung sind.

Ziel des Ausschreibungspiloten ist es, die Mitarbeiter:innen der öffentlichen Verwaltung zu befähigen, aussagekräftige Leistungsbeschreibungen für IT-Projekte zu verfassen. Dadurch können Verwaltungen IT-Projekte nachhaltig und effizient umsetzen und das volle Potenzial digitaler Anwendungen besser für ihre täglichen Arbeitsprozesse nutzen.