Konferenz
Bertelsmann Stiftung

05. April 2018: Von Wetzlar lernen – Erste Unternehmenskonferenz

Unternehmen an Bord holen – disese Thematik beschäftigt viele Engagierte Städte. Die Engagierte Stadt Wetzlar führte vor zwei Wochen ihre erste Unternehmenskonferenz erfolgreich durch und hat für uns die Faktoren zusammengetragen, die zu einer gelungenen Veranstaltung beigetragen haben.

Rund 80 Vertreterinnen und Vertreter heimischer Firmen trafen sich am 16. März 2018 im Wetzlarer Rathaus, um sich über Engagementbündnisse zu informieren und gute Ideen auszutauschen. Vom Handwerksbetrieb bis zum „global player“ waren alle Branchen und Betriebsgrößen vertreten. In unterschiedlichen Formaten berichteten Unternehmen von ihren Engagementbündnissen, sprachen über Motive, notwendige Ressourcen und den Mehrwert für ihr Unternehmen, aber auch über Stolpersteine und Vorbehalte und darüber, wie diese überwunden werden können.

Für alle, die ebenfalls eine solche Veranstaltung planen, haben wir einige Punkte gesammelt, die sich aus unserer Sicht in der Planung und Umsetzung bewährt haben:

  • frühe Terminierung

Den Termin für die Unternehmenskonferenz haben wir bereits 10 Monate vorher mit denjenigen abgestimmt, die wir als Schirmherren bzw. zentrale Akteure gewinnen wollten. So konnten wir sicher sein, dass Landrat, Oberbürgermeister und Hauptredner an der Konferenz teilnehmen werden.

  • Wahl von Ort und Zeit

Ein Freitagnachmittag mag für eine Unternehmenskonferenz zunächst ungewöhnlich erscheinen. Viele Geschäftsführer und Führungskräfte nutzen diesen Tag jedoch als Bürotag und haben – insbesondere am Nachmittag – nur wenig Termine.

Als Veranstaltungsort wählten wir das Rathaus, was der Konferenz zusätzliches Gewicht verlieh.

  • Perspektive von Unternehmen nutzen

Unternehmensvertreter haben uns bei der Formulierung der Einladung beraten: Welche Inhalte sprechen Unternehmen an? Welche Informationen sind wichtig? An wen sollte die Einladung adressiert sein?

  • Geschäftsführung ansprechen

Engagementbündnisse brauchen Entscheider. Deshalb richteten sich unsere Einladungen unmittelbar an die Geschäftsführung. Zwar erfordert es ein wenig Recherche, die jeweiligen Ansprechpartner herauszufinden, aber es lohnt sich auf jeden Fall.

  • Nicht der Arbeitskreis Engagierte Stadt oder das Freiwilligenzentrum, sondern die Stadt Wetzlar als Kooperationspartner lud zur Unternehmenskonferenz ein. Einem Schreiben des Oberbürgermeisters wird schlicht mehr Beachtung und Bedeutung beigemessen.
  • Mails zu versenden, ist einfach, schnell und kostengünstig. Dennoch haben wir die Einladungen per Post versandt, damit sie nicht im Mail-Postfach „hängen bleiben“, sondern tatsächlich auch der Geschäftsführung vorgelegt werden.
  • Dran bleiben: Nach Ablauf der ersten Anmeldefrist fassten wir bei denjenigen Unternehmen nach, die sich noch nicht gemeldet hatten. Dazu versandten wir vorab per Mail einen Online-Flyer, den eine Werbeagentur pro bono für uns entwickelte, und riefen die Empfänger einige Tage später nochmals persönlich an. Dadurch stieg die Zahl der Anmeldungen deutlich und wir konnten auf diese Weise bereits persönliche Kontakte knüpfen.
  • attraktives (Rahmen)Programm

Wer könnte Unternehmer besser von der Bedeutung und dem Wert von Engagementbündnissen überzeugen, als Unternehmer selbst? Deshalb zogen sich Praxisbeispiele als zentrale Bausteine durch das gesamte Programm. Wichtig war uns, dass sowohl das Engagement von großen, weltweit agierenden Unternehmen, aber auch von kleinen Handwerksbetrieben vorgestellt wurde.

Podiums- und Plenumsdiskussion wechselten sich mit Arbeitsgruppen ab, so dass die Teilnehmenden „in Bewegung“ blieben. Der Impuls des sozialwissenschaftlichen Instituts INBAS sowie der Auftritt eines Impro-Theaters ermöglichten zusätzliche Perspektivwechsel.

  • Alle einbinden

Der Arbeitskreis Engagierte Stadt, der vom Freiwilligenzentrum koordiniert wird, war Organisator der Unternehmenskonferenz. Für das Freiwilligenzentrum war es wichtig, beharrlich deutlich zu machen, dass die inhaltliche Gestaltung der Konferenz Aufgabe des gesamten Arbeitskreises ist. Nur so konnte es gelingen, dass die Mitglieder des Arbeitskreises die Konferenz tatsächlich zu ihrem Projekt machten, sich verantwortlich für deren Gelingen fühlten und letztlich alle Beteiligten eine Aufgabe übernahmen. Der gemeinsame Erfolg hat ein Wir-Gefühl entstehen lassen, das die gemeinsame Arbeit zukünftig ganz sicher positiv verstärken wird.

  • Wie geht es weiter?

Unser Ziel war, erste Kontakte zu Betrieben aufzubauen und Interesse an Engagementbündnissen zu wecken. Wir wollten gute Ideen vorstellen und Impulse geben, ohne unmittelbar „zum Tun“ aufzufordern. Umso mehr stellte sich die Frage, wie wir den begonnenen Dialog fortführen. Wir haben alle Elemente der Konferenz protokolliert und erstellen eine ausführliche Tagungsdokumentation, die den Teilnehmenden zugesandt wird. Dies soll Anlass für individuelle Gespräche bieten. Beispielsweise werden Unternehmen gezielt mit der Bitte angesprochen, ihre Engagementbündnisse auf unserer Webseite vorzustellen oder am geplanten Strategietag teilzunehmen.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Weitere Infos zur Unternehmenskonferenz sowie eine Bildergalerie finden Sie auf www.freiwilligenzentrum-mittelhessen.de

Die Fotos stammen von Lothar Rühl, Heidi Stiewink und Stefan Lerach.

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